Cuatro pasos de los sucesos: la descripción de puestos

En el ámbito laboral, la descripción precisa de un puesto de trabajo es crucial para el éxito de una organización. Un documento bien elaborado no solo atrae a los candidatos adecuados, sino que también sirve como herramienta fundamental para la gestión del rendimiento y la evaluación del personal. El método de los cuatro pasos, basado en las mejores prácticas de gestión de recursos humanos, ofrece una metodología eficiente para crear descripciones de trabajo completas y efectivas. Este método, recomendado por organizaciones como la SHRM (Society for Human Resource Management), se centra en un análisis exhaustivo que permite definir con claridad las responsabilidades y requisitos de cada puesto.

Paso 1: Análisis exhaustivo del puesto de trabajo

Este primer paso es la piedra angular del proceso. Un análisis profundo del puesto requiere una investigación meticulosa para identificar todos los aspectos relevantes. No se trata solo de enumerar tareas, sino de comprender a fondo las responsabilidades, los conocimientos y las habilidades necesarias para desempeñar el puesto con éxito. Aquí debemos considerar:

• Conocimientos necesarios: ¿Qué tipo de formación académica o experiencia previa se requiere? ¿Se necesitan conocimientos técnicos específicos o habilidades informáticas?
• Habilidades esenciales: Más allá de los conocimientos, ¿qué habilidades son imprescindibles para el puesto? Se deben identificar tanto las habilidades duras (técnicas) como las habilidades blandas (interpersonales).
• Características físicas: En algunos puestos, se requieren ciertas características físicas. Es importante especificarlas con claridad, siempre respetando la legislación vigente sobre igualdad de oportunidades.
• Factores ambientales: Se deben considerar las condiciones de trabajo, incluyendo el entorno físico (oficina, exterior, etc.), el ritmo de trabajo y la exposición a riesgos.
• Credenciales: ¿Se requiere algún tipo de certificación o acreditación específica?
• Experiencia: ¿Cuántos años de experiencia se necesitan? ¿En qué áreas específicas?

Este análisis detallado permite construir una base sólida para los pasos siguientes, asegurando que la descripción del trabajo sea precisa y completa.

Paso 2: Definición de las funciones esenciales

Una vez realizado el análisis, el siguiente paso es definir con precisión las funciones del puesto. Es crucial diferenciar entre las funciones esenciales y las marginales. Las funciones esenciales son aquellas que son fundamentales para el correcto desempeño del puesto y que forman parte del núcleo de las responsabilidades. Las funciones marginales, por otro lado, son tareas complementarias que, aunque pueden ser importantes, no son indispensables para el funcionamiento del puesto.

La identificación de las funciones esenciales es crítica, ya que tiene implicaciones legales y de gestión del personal. Por ejemplo, en temas de discapacidad, la identificación de funciones esenciales ayuda a determinar adaptaciones razonables del puesto para empleados con discapacidad, garantizando la igualdad de oportunidades.

Para este paso, es recomendable utilizar un lenguaje claro y preciso, evitando ambigüedades que puedan llevar a interpretaciones erróneas.

Paso 3: Organización concisa de la información

La información recopilada en los pasos anteriores debe organizarse de forma clara y concisa. Si bien la estructura de la descripción del trabajo puede variar entre compañías, es fundamental que exista una estandarización dentro de la misma organización. Esto facilita la lectura, la comparación entre puestos y la gestión del talento humano.

Una buena estructura podría incluir:

• Título del puesto: Claro y conciso.
• Resumen del puesto: Una breve descripción general de las responsabilidades principales.
• Funciones esenciales: Una lista detallada de las funciones clave.
• Responsabilidades: Una descripción más amplia de las tareas asociadas a cada función.
• Requisitos: Los conocimientos, habilidades, experiencia y credenciales necesarios.
• Relaciones laborales: A quién reporta el puesto y con quién interactúa.

La clave aquí es la claridad y la concisión. Se debe evitar la jerga técnica innecesaria y utilizar un lenguaje accesible para todos.

Paso 4: Incluir una declaración de responsabilidades adicionales

Finalmente, es importante incluir una declaración que especifique que la descripción del trabajo no es exhaustiva y que las responsabilidades del puesto pueden variar. Esto protege a la empresa de posibles interpretaciones erróneas y permite una mayor flexibilidad en la gestión del trabajo.

Esta declaración podría ser similar a: “Esta descripción de trabajo no es exhaustiva y las responsabilidades del puesto pueden variar según las necesidades de la empresa.”

Con este paso, se completa el proceso de creación de una descripción de trabajo efectiva, que servirá como herramienta fundamental para la gestión del talento humano.

Tabla comparativa: Funciones esenciales vs. Funciones marginales

Consultas habituales sobre la descripción de puestos

A continuación, se responden algunas consultas frecuentes sobre la elaboración de descripciones de puestos de trabajo:

• ¿Con qué frecuencia se deben actualizar las descripciones de los puestos? Es recomendable revisar y actualizar las descripciones de los puestos al menos una vez al año, o cuando se producen cambios significativos en las responsabilidades o requisitos del puesto.
• ¿Quién debe participar en la elaboración de la descripción de un puesto? Idealmente, deben participar tanto el responsable del puesto como el departamento de recursos humanos.
• ¿Cómo puedo asegurarme de que la descripción del puesto sea inclusiva? Utilizar un lenguaje no sexista, evitar estereotipos y asegurar que los requisitos sean relevantes para las funciones del puesto, evitando requisitos innecesarios.
• ¿Qué hacer si un empleado no cumple con las funciones esenciales de su puesto? Se debe iniciar un proceso de evaluación del rendimiento y, si es necesario, un plan de mejora.

El método de los cuatro pasos proporciona una estructura clara y efectiva para la creación de descripciones de puestos de trabajo. Siguiendo estos pasos, las empresas pueden crear descripciones precisas, completas e inclusivas, que contribuyan al éxito de la organización.

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