Cómo registrar ajustes en el libro diario

El ciclo contable se reinicia varias veces al año para la mayoría de las empresas. Al cerrar un mes fiscal y comenzar el siguiente, las empresas deben realizar asientos de ajuste en el libro diario para asegurar un corte limpio del período. Realizar asientos de ajuste es especialmente importante para las empresas que utilizan el método de contabilidad de acumulación, donde los ingresos y los gastos se registran a medida que se devengan, independientemente de cuándo se intercambia el dinero, porque mejora la precisión de los saldos de las cuentas utilizados en los estados financieros y los análisis de gestión.

¿Cuándo se registran los ajustes?

Los asientos de ajuste son asientos contables que se realizan al final de un período contable para registrar cualquier transacción no reconocida durante ese período. La mayoría de los asientos se registran a través de un sistema subsidiario, como la facturación de clientes y cuentas por pagar; la mayor parte de los débitos y créditos que llenan el libro mayor de una empresa a diario. Durante el cierre contable al final de cada período fiscal, los contadores ejecutan un balance de comprobación no ajustado que resume el saldo de cada cuenta del libro mayor. Luego, los saldos se analizan y ajustan para asegurarse de que incluyen cualquier transacción que no se haya capturado durante el período. Estos asientos de ajuste se registran, lo que resulta en un balance de comprobación ajustado que enumera los saldos finales de cada cuenta del libro mayor.

Cómo entender los asientos de ajuste del diario

Existen tres tipos principales de asientos de ajuste: acumulaciones, diferimientos y estimaciones. Los contadores utilizan las acumulaciones y los diferimientos para cambiar el momento de los ítems en los libros para cumplir con los principios contables de reconocimiento de ingresos, que reconoce los ingresos en el período en que se devengaron en lugar del período en que se recibió el efectivo, y de correspondencia, que corresponde los gastos con los ingresos relacionados en el mismo período contable. Las acumulaciones incorporan las transacciones de efectivo futuras al período actual y los diferimientos las trasladan al futuro. Mientras tanto, las estimaciones son asientos de ajuste que normalmente implican ítems no monetarios, como la depreciación y la amortización, y garantizan que el valor de los activos y pasivos sea preciso y que los ingresos y los gastos se correspondan en el período correcto. Independientemente del tipo, los asientos de ajuste normalmente afectan al balance y al estado de resultados de una empresa, por lo que es importante hacerlos correctamente.

Tipos de asientos de ajuste

Acumulaciones

Las acumulaciones son transacciones que han ocurrido, pero aún no se ha intercambiado efectivo y las transacciones aún no se han registrado en el libro mayor de una empresa. Los contadores utilizan asientos de ajuste para conciliar esta discrepancia en el tiempo. Por ejemplo, las acumulaciones se revierten automáticamente al mes siguiente, cuando las transacciones se completan a través de los canales de procesamiento típicos, como la facturación de clientes y el pago de las facturas de una empresa. Los ajustes de acumulación vienen en dos variedades: acumulaciones de ingresos y acumulaciones de gastos.

Una acumulación de ingresos es una venta que se ha devengado, pero el cliente aún no ha sido facturado. Por ejemplo, si un electricista completó una reparación en la casa de un cliente el 28 de marzo y no ha facturado al cliente para el final del período el 31 de marzo, se registraría una acumulación de ingresos para incluir los ingresos en marzo fiscal. El asiento de ajuste realizado durante el cierre contable de marzo aumenta los ingresos y las cuentas por cobrar para ese período contable y se ve así:

Para registrar el trabajo #M889 completado el 28 de marzo, a facturar en abril.

Una acumulación de gastos contabiliza los productos entregados o los servicios prestados para los que la empresa aún no ha recibido una factura. Por ejemplo, si una empresa alquila un espacio de oficina en marzo pero no recibe la factura del propietario hasta abril, se registraría una acumulación de gastos para reflejar correctamente los gastos de alquiler en el mes de marzo. El asiento de ajuste durante el cierre contable de marzo aumenta los gastos de alquiler y las cuentas por pagar y se ve así:

Para registrar el alquiler de marzo para la oficina de 1st Street.

Diferimientos

Los diferimientos retrasan el reconocimiento de las transacciones que ocurren en el período actual a un período contable futuro. Cuando se trata de diferimientos, intervienen dos asientos contables: un asiento inicial que registra la transacción y un asiento de ajuste en una fecha posterior. Al igual que las acumulaciones, los diferimientos vienen en dos variedades: diferimientos de ingresos y diferimientos de gastos.

Se necesita un diferimiento de ingresos cuando una empresa factura o recibe un pago de un cliente antes de entregar los bienes o servicios. No es raro que la facturación de clientes tenga un cronograma más acelerado que el trabajo, especialmente para proyectos que ocurren con el tiempo o que involucran anticipos o depósitos. El asiento inicial registra el pago. El asiento de ajuste ocurre en el futuro para reconocer los ingresos cuando se devengan. Considere una empresa de catering que requiere un depósito del cliente para reservar un evento futuro y cobra ese depósito en febrero de 2023 para el evento programado en octubre de 202El asiento inicial, realizado en febrero de 2023, aumenta el efectivo y establece un pasivo por los ingresos diferidos de la siguiente manera:

Para registrar el depósito del cliente para la boda Smith.

Cuando el proveedor de catering realiza la boda, los ingresos se consideran devengados y el proveedor de catering realiza un asiento de ajuste durante el cierre contable de octubre de 2024 que elimina el pasivo y aumenta los ingresos. Así es como se ve:

Para registrar los ingresos de la boda Smith.

Un diferimiento de gastos es un asiento de ajuste que es necesario cuando una empresa realiza un pago antes de que el gasto se incurra realmente. Dado que un gasto diferido representa servicios o productos que se han pagado por adelantado y tiene un beneficio económico futuro, se clasifica como un activo. El activo se reduce y se convierte en un gasto a medida que se incurre, lo que requiere un asiento de ajuste. Un ejemplo popular de un diferimiento de gastos es cuando una empresa paga la prima completa de su póliza de seguro anual por adelantado. Por ejemplo, si una empresa paga su prima anual por adelantado en diciembre de 2023 para una póliza que cubre el año calendario 2024, el asiento inicial realizado en diciembre de 2023 establece el activo prepagado (gasto diferido) y reduce el efectivo por el monto pagado de la siguiente manera:

Para registrar el pago de la prima anual del seguro 1/2024-12/202

A medida que transcurre cada mes del período de la póliza, se considera que se ha incurrido en una doceava parte de la prima y la empresa realiza un asiento de ajuste para reflejar los gastos de seguro de ese período y reduce el activo prepagado en la misma cantidad. Durante cada cierre contable mensual en 2024, un contador realiza el asiento de ajuste que se muestra a continuación para que el saldo final del gasto diferido al 31 de diciembre de 2024 sea cero.

Para registrar los gastos de seguro del mes.

Estimaciones

Las estimaciones son asientos de ajuste que normalmente implican transacciones no monetarias. Reflejan con precisión el valor de los activos y pasivos en el balance de una empresa y reconocen los gastos probables en el estado de resultados de acuerdo con los principios contables de correspondencia y conservadurismo, este último de los cuales requiere que las cuentas de la empresa se preparen con precaución y un alto grado de verificación. Los contadores hacen estimaciones racionales utilizando su juicio y métodos conformes con los principios contables generalmente aceptados (GAAP).

Un ejemplo de asientos de ajuste para estimaciones es la reserva de inventario. Con el tiempo, el contador de una empresa puede observar que un cierto porcentaje del inventario disponible se vuelve constantemente invendable debido a daños, pérdidas u obsolescencia. Como resultado, un asiento de ajuste para establecer (o cambiar) una reserva de inventario mejora la precisión del valor del inventario en el balance y registra un gasto en el estado de resultados en el período correcto. El asiento de ajuste reduce el valor del inventario y aumenta el costo de los productos vendidos de la siguiente manera:

Para registrar una reserva para el inventario invendable estimado ($1 millón 0.05) al 31/12/2

Depreciación y amortización

La depreciación y la amortización son ejemplos específicos de asientos de ajuste que pertenecen a la categoría más amplia de estimaciones. Los contadores los utilizan para asignar el costo de los activos de larga duración durante el período de tiempo que se espera que estén en servicio. En términos generales, la depreciación se aplica a los activos fijos, como edificios, vehículos y equipos de fabricación, mientras que la amortización se aplica a los activos intangibles, como patentes y licencias. La reducción sistemática y periódica de estos activos se realiza utilizando asientos de ajuste durante el cierre contable. El monto de cada asiento se calcula utilizando un método aprobado por los GAAP, como la depreciación en línea recta. Considere una empresa con $2 millones de equipos que se espera que no tengan valor después de una vida útil de 10 años. La empresa utiliza el método de depreciación en línea recta para calcular un asiento de ajuste que aumenta el gasto de depreciación en el estado de resultados en $10,000 cada mes y reduce el valor contable del equipo en el balance de la siguiente manera:

Para registrar el gasto de depreciación mensual del equipo de almacén [($1,200,000/10)/12].

Cómo realizar asientos de ajuste

Los asientos de ajuste siguen las reglas estándar de la contabilidad de partida doble, ya que cambian el saldo de al menos dos cuentas del libro mayor utilizando importes iguales de débitos y créditos. Para las empresas con sistemas contables manuales, los contadores registran los asientos de ajuste utilizando hojas de cálculo. Esto puede volverse engorroso debido a la cantidad significativa de ajustes potenciales, lo que hace que muchos tenedores de libros mantengan "listas de verificación de cierre" fuera de línea para intentar mantenerse organizados. Además, los procesos manuales dificultan cada vez más a los contadores el seguimiento de cuándo deben realizarse ajustes en períodos futuros.

Por el contrario, las empresas que utilizan software automatizado de asientos contables pueden configurar asientos de ajuste para que se reviertan automáticamente en un período futuro. Esto ayuda a las empresas a evitar contar accidentalmente dos veces los ajustes de acumulación, ya que las transacciones acumuladas finalmente se procesan durante el proceso de facturación o cuentas por pagar. Las aplicaciones de software también pueden automatizar los asientos de ajuste, como los gastos de depreciación, para que se repitan cada período contable para asegurarse de que no se pasen por alto.

¿Cuándo realizar ajustes contables?

Los ajustes contables son una parte importante del ciclo contable. La mayoría de los ajustes contables surgen de la periodicidad, el supuesto contable que trata de dividir los resultados comerciales en curso en porciones de tiempo distintas, como meses, trimestres o años, y deben realizarse antes de cerrar los libros y restablecer las cuentas para el siguiente ciclo contable. Los contadores realizan la mayoría de los asientos de ajuste después de crear el balance de comprobación no ajustado y antes de ejecutar el balance de comprobación ajustado. A veces, los asientos de ajuste surgen de los ítems descubiertos durante las conciliaciones de cuentas, como cuando la actividad de la cuenta de efectivo del libro mayor se compara con los estados de cuenta bancarios. Los saldos de las cuentas en el balance de comprobación ajustado fluyen hacia los estados financieros de una empresa. Por lo tanto, los asientos de ajuste deben realizarse como mínimo siempre que se creen estados financieros, normalmente mensual, trimestral o anualmente.

Ejemplo de asiento de ajuste

Más allá de los ejemplos discutidos anteriormente, otro asiento de ajuste común aborda las cuentas por cobrar de los clientes que se estima que no se cobrarán. Cuando una empresa vende a clientes a crédito, envía facturas y espera el pago de acuerdo con los términos de la factura. Es típico que un cierto porcentaje de las facturas de una empresa nunca se cobren y posteriormente se den de baja como un gasto por deudas incobrables. Para asegurar que una empresa presente su saldo de cuentas por cobrar con mayor precisión, los GAAP requieren que se registre una estimación del monto esperado incobrable en el mismo período que los ingresos relacionados. Una reserva general generalmente se estima en función del historial pasado y se registra como un asiento de ajuste. Esta reserva se denomina provisión para cuentas incobrables y reduce el valor de las cuentas por cobrar en el balance y aumenta el gasto por deudas incobrables en el estado de resultados.

Por ejemplo, si la empresa XYZ registra $100,000 en ventas a crédito durante el mes de septiembre y ha observado que las amortizaciones para el año han promediado el 5%, registraría el siguiente asiento de ajuste durante su cierre contable de septiembre:

Para registrar la deuda incobrable estimada para las ventas a crédito de septiembre ($100,000 0.05).

¿Por qué son importantes los asientos de ajuste?

Los asientos de ajuste ayudan a que los saldos de las cuentas de una empresa sean más precisos y útiles, lo cual es especialmente importante cuando se trata de presentar declaraciones de impuestos. Proporcionan una forma de contabilizar los ítems que se incluyeron en el curso normal del procesamiento de transacciones y los ítems que abarcan múltiples períodos fiscales de acuerdo con los principios de la contabilidad de acumulación. Los ajustes de acumulación corrigen errores de ingresos y gastos no registrados. Los ajustes de diferimiento resuelven el corte adecuado de los ingresos, gastos, depreciación y amortización diferidos. Los asientos de ajuste para estimaciones agregan precisión a los saldos de las cuentas.

Es importante que las empresas ajusten todos estos ítems para que sus balances se valoren correctamente y la actividad del estado de resultados se refleje con precisión y en el período contable correcto.

Consultas habituales sobre ajustes contables

¿Qué es un asiento de ajuste en contabilidad?

Los asientos de ajuste son asientos contables en el libro mayor de una empresa que ocurren al final de un período contable para registrar cualquier transacción no reconocida durante ese período. Los contadores realizan la mayoría de los asientos de ajuste después de crear el balance de comprobación no ajustado y antes de ejecutar el balance de comprobación ajustado. Los asientos de ajuste ayudan a garantizar que los ingresos se reflejen correctamente en el período en que se devengaron, no solo cuando se facturaron o cobraron, y que los gastos se reporten en el período en que se incurrieron, independientemente de cuándo se realizó el pago. Los asientos de ajuste a menudo requieren cierto juicio por parte de los contadores, basado en su conocimiento del negocio. Por ejemplo, los ajustes contables a veces se realizan para corregir un error o para conciliar un ítem encontrado durante el cierre contable, como un cargo bancario descubierto como parte de la conciliación de la cuenta de efectivo. Sin embargo, la mayoría de los asientos de ajuste se repiten regularmente.

¿Cuáles son los ejemplos de asientos de ajuste?

Hay tres tipos principales de asientos de ajuste: acumulaciones, diferimientos y estimaciones. Un ejemplo de una acumulación de ingresos es una venta que se ha devengado, pero el cliente aún no ha sido facturado cuando se cierran los libros. Una acumulación de gastos contabiliza los productos entregados o los servicios prestados, pero la empresa aún no ha recibido una factura, como el alquiler pagado con retraso. Se necesita un diferimiento de ingresos cuando una empresa factura o recibe un pago de un cliente antes de entregar los bienes o servicios, como en el caso de los depósitos de los clientes. Un diferimiento de gastos es un asiento de ajuste que es necesario cuando una empresa realiza un pago antes de que el gasto se incurra realmente, como las primas de seguros pagadas por adelantado. Las estimaciones son asientos de ajuste que generalmente involucran transacciones no monetarias, como la reserva de inventario por obsolescencia y la depreciación.

¿Cuáles son las cinco partidas de ajuste?

Cinco asientos de ajuste comunes son las acumulaciones de ingresos, las acumulaciones de gastos, los diferimientos de ingresos, los diferimientos de gastos y las estimaciones. La depreciación y la amortización son tipos específicos de asientos de ajuste que pertenecen a la categoría más amplia de estimaciones.

¿Cuáles son los cuatro asientos de ajuste?

Las referencias a los cuatro asientos de ajuste generalmente se relacionan con las acumulaciones de ingresos, las acumulaciones de gastos, los diferimientos de ingresos y los diferimientos de gastos.

¿Por qué realizar asientos de ajuste?

Los asientos de ajuste hacen que los saldos de las cuentas sean más precisos y útiles. Las empresas mantienen operaciones continuas, pero los estados financieros dividen artificialmente los resultados en períodos fiscales. Los asientos de ajuste ayudan a garantizar que los datos contables reflejen con precisión los valores y la actividad del período presentado.

¿Quién necesita realizar asientos de ajuste?

Realizar asientos de ajuste es importante para las empresas que utilizan el método de contabilidad de acumulación, donde los ingresos y los gastos se registran a medida que se devengan, independientemente de cuándo se intercambia el dinero, porque hacerlo mejora la precisión de los saldos de las cuentas utilizados en los estados financieros y los análisis de gestión.

¿Qué cuentas se ven afectadas por un asiento de ajuste?

Los asientos de ajuste siguen las reglas estándar de la contabilidad de partida doble. Cambian el saldo de al menos dos cuentas del libro mayor utilizando importes iguales de débitos y créditos. Los asientos de ajuste generalmente causan cambios tanto en el balance como en el estado de resultados, por lo que es importante hacerlos correctamente.

¿Cuál es la distinción entre la contabilidad de efectivo y la contabilidad de acumulación?

La contabilidad de efectivo reconoce los ingresos y los gastos cuando se recibe efectivo y cuando se desembolsa efectivo. La base de efectivo es utilizada por muchas pequeñas empresas, pero no cumple con los GAAP. La contabilidad de acumulación es un método que cumple con los GAAP que reconoce los ingresos cuando se devengan y los gastos cuando se incurren. La contabilidad de acumulación desvincula el momento en que se reflejan las transacciones del flujo de efectivo.

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