21/01/2020
La gestión eficiente de cualquier negocio, independientemente de su tamaño, requiere un control exhaustivo de sus activos y productos. Este control se logra mediante el libro de inventario, una herramienta esencial para la toma de decisiones empresariales.
Este artículo profundiza en qué se registra en el libro inventario, su importancia, los diferentes tipos de inventario existentes y ejemplos prácticos de su implementación. Una administración de inventarios efectiva no es inmediata, pero es crucial para el éxito empresarial.
Qué es un inventario
Un inventario es un documento que registra todos los bienes tangibles existentes en una empresa, destinados al alquiler, uso, transformación, consumo o venta. Además de los bienes tangibles, debe incluir también los derechos y deudas de la empresa. En esencia, ayuda a determinar los componentes del patrimonio de la organización, más allá del control de los productos para la venta.
Importancia del inventario
El inventario permite a las empresas conocer la fluctuación de artículos, influyendo en las decisiones sobre proveedores y niveles de existencias para satisfacer la demanda. Garantiza la prevención de mermas, robos o excedentes, reduciendo costos de almacenamiento. Un buen control de inventarios equilibra existencias, movimientos y demanda de cada producto.
Características de los inventarios
Aunque cada inventario es único, dependiendo del giro y actividad comercial, existen características comunes:
Bases de información
Los inventarios funcionan como bases de datos, incluyendo información relevante para la identificación y manejo de mercancías. Datos comunes incluyen:
- Nombre del objeto
- Descripción del objeto
- Valor unitario
- Ubicación
Esta información facilita la localización, contabilización y disposición de los bienes de forma clara y transparente.
Núcleos de datos
Los inventarios organizan la información para agrupar mercancías por uso, tamaño, material, costo, etc. Datos adicionales incluyen:
- Número de registro (código interno, de barras, SKU)
- Línea de producto
- Cadena de suministro
- Nivel de servicio
Control de movimientos
Los inventarios registran los movimientos de stock. Se deben incluir datos como:
- Fecha de ingreso
- Fecha de salida
- Estatus del objeto
- Historial de actualización
Dinamismo y temporalidad
Los inventarios son dinámicos, reflejando la situación actual de los almacenes en un momento específico. Se recomienda realizar actualizaciones periódicas, incluso crear inventarios perpetuos.
Reflejo del desempeño
Los inventarios reflejan las ventas, la producción y su ritmo. Un inventario estático indica mercancías sin interés comercial, mientras que uno activo muestra un equilibrio entre producción y venta.
Tipos de inventario
Existen diversos tipos de inventario, adaptados a diferentes necesidades y bienes:
Según la ubicación
- Físicos: Bienes materiales tangibles.
- Intangibles: Activos no físicos (derechos de autor, marcas, etc.).
Según el tipo de producto
- De materias primas: Materiales sin procesar.
- De productos en proceso: Bienes en producción.
- De productos terminados: Bienes listos para la venta.
- De suministros de fábrica: Materiales auxiliares para la producción.
Según su función
- De seguridad o reserva: Existencias para imprevistos.
- De desacoplamiento: Existencias para procesos no sincronizados.
- En tránsito: Bienes en movimiento en la cadena de suministro.
- De ciclo: Compras en volumen para reducir costos.
- Estacional: Existencias para épocas de alta demanda.
Según la logística
- En ductos: Inventarios que contemplan múltiples proveedores y canales.
- Para la especulación: Inventarios de bienes sujetos a fluctuaciones de precio.
- De naturaleza regular o cíclica: Existencias para satisfacer la demanda entre reabastecimientos.
- De existencias obsoletas, muertas o perdidas: Bienes deteriorados, caducados o perdidos.
Cómo crear un inventario
- Identifica la ubicación del inventario.
- Cuenta con un equipo dedicado.
- Busca herramientas adecuadas (software, hojas de cálculo).
- Establece métodos y frecuencias de administración (ABC, PEPS, UEPS, cíclico).
- Crea la hoja de inventario para el periodo.
- Designa un código a cada producto.
- Anota la descripción de cada producto.
- Anota las existencias del periodo anterior.
- Crea columnas para entradas y salidas.
- Crea una columna para el stock vigente.
Ejemplos de inventarios
Se presentan ejemplos de inventarios utilizando métodos ABC, PEPS y cíclico, mostrando cómo se registran los datos en una tabla para cada método.
Conclusión
El libro de inventario es una herramienta fundamental para la gestión empresarial. Conocer qué se registra en el libro inventario, sus tipos y la forma de crearlo permite un control eficiente de los activos, optimizando las operaciones y la toma de decisiones.
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